Un événement hybride a deux publics. Traitez-les comme tels.

Un intervenant sur scène, un public dans la salle et des participants qui suivent à distance. Sur le papier, cela semble simple : ajoutez une diffusion en direct et vous obtenez un événement hybride. Dans la pratique, c'est bien plus complexe. Car ce qui fonctionne parfaitement pour le public présent dans la salle n'offre pas nécessairement une bonne expérience à ceux qui participent en ligne.

Deux publics, deux expériences différentes

Assister physiquement à un événement, c'est vivre bien plus qu'une simple présentation. Il y a l'ambiance de la salle, les échanges avec les autres participants, les interactions avec l'intervenant et tout ce qui se passe autour du programme.

Pour les participants à distance, une grande partie de cette expérience disparaît. Ils dépendent entièrement de ce qu'ils voient à l'écran et de ce qu'ils entendent. Un intervenant qui désigne quelqu'un dans la salle, une question du public qui reste inaudible ou une présentation dont les textes sont trop petits : autant de détails qui peuvent faire une grande différence en ligne.

Et pourtant, lors de la préparation, on pense souvent avant tout à ce qui se passe dans la salle. La diffusion en direct est organisée sur le plan technique, mais l'expérience du public en ligne reçoit beaucoup moins d'attention.

Les participants en ligne ne sont pas un public de second plan

L'un des plus grands défis des événements hybrides est l'interaction. Dans la salle, un participant peut spontanément poser une question. L'intervenant voit les réactions du public et peut y répondre. En ligne, cette interaction est beaucoup moins naturelle. Lorsque seules les questions posées dans la salle sont prises en compte, un sentiment de distance peut rapidement s'installer.

Mais ce n'est pas une fatalité.

Avec un bon modérateur, les questions des participants en ligne peuvent être intégrées au programme au même titre que celles du public présent. Les sondages peuvent être accessibles aux deux publics et le présentateur peut également s'adresser directement aux personnes qui suivent à distance. L'essentiel est d'anticiper ces interactions. Ajouter une fonction de chat à une plateforme de streaming est simple. Faire en sorte que les questions parviennent réellement à l'intervenant demande de l'organisation.

L'interaction ne naît pas simplement parce que la technologie est disponible. Elle existe parce que quelqu'un lui accorde volontairement une place dans le programme.

La régie doit regarder au-delà de la scène

Sur le plan technique aussi, un événement hybride demande des choix différents. Dans la salle, les participants peuvent regarder tour à tour l'intervenant, un écran de présentation ou les autres personnes présentes. En ligne, c'est la régie vidéo qui détermine ce que le spectateur voit. Un plan large et fixe de la scène est donc rarement suffisant. Parfois, il faut montrer l'intervenant, parfois la présentation, et parfois une combinaison des deux. Les questions posées dans la salle doivent également être audibles pour les participants en ligne.

Mais la réalisation ne se limite pas au choix des caméras. Elle concerne aussi le rythme. Que se passe-t-il en ligne pendant une pause ? Que voit le spectateur lorsqu'on prépare quelque chose sur scène ? Et comment gérer une interruption technique ? Une bonne production hybride tient compte des deux publics, y compris lorsque peu de choses se passent sur scène.

Un seul événement, mais pas nécessairement un seul programme

Une erreur fréquente consiste à penser que les participants en ligne doivent voir exactement la même chose que les personnes présentes dans la salle. Ce n'est pas indispensable. Pendant un moment de networking, le public sur place peut échanger librement, tandis que les participants en ligne suivent une courte session complémentaire. Une pause dans la salle peut être mise à profit en ligne pour proposer une interview, un résumé ou des informations pratiques.

Même pendant les présentations, les approches peuvent différer. Un graphique parfaitement lisible sur un grand écran de projection peut être affiché directement en plein écran pour les participants à distance. Une discussion avec le public nécessite, quant à elle, une approche différente pour rester compréhensible en ligne. Cela ne signifie pas qu'il faille organiser deux événements entièrement distincts. Il s'agit simplement de réfléchir, pour chaque partie du programme, à l'expérience vécue par les deux publics.

Un événement hybride se prépare dès le départ

Un événement hybride est bien plus qu'un événement physique auquel on ajoute une caméra. Il nécessite un programme qui accorde une place aux deux publics, une production technique adaptée à leurs expériences respectives et une régie qui tient constamment compte de ce qui se passe dans la salle comme en ligne.

C'est pourquoi la dimension hybride doit être intégrée dès la préparation du contenu, et non uniquement au moment d'aborder les aspects audiovisuels. Car, au fond, l'objectif n'est pas que tout le monde voie exactement les mêmes images.

L'objectif est que chacun, où qu'il se trouve, ait réellement le sentiment de participer.