Een hybride evenement heeft twee publieken. Behandel ze ook zo.

Een spreker op het podium, een publiek in de zaal en deelnemers die vanop afstand volgen. Op papier lijkt het eenvoudig: voeg een livestream toe en je hebt een hybride evenement. In de praktijk blijkt dat heel wat complexer. Want wat voor het publiek in de zaal perfect werkt, is niet noodzakelijk een goede ervaring voor wie online deelneemt.

Twee publieken, twee verschillende ervaringen

Wie fysiek aanwezig is op een evenement, beleeft veel meer dan alleen de presentatie. Er is de sfeer in de zaal, het contact met andere deelnemers, de interactie met de spreker en alles wat rondom het programma gebeurt.

Voor online deelnemers valt een groot deel daarvan weg. Zij zijn volledig afhankelijk van wat ze op hun scherm zien en via hun luidsprekers horen. Een spreker die naar iemand in de zaal wijst, een vraag uit het publiek die niet hoorbaar is of een presentatie waarvan de tekst te klein verschijnt: het zijn kleine details die online een groot verschil maken.

En toch wordt bij de voorbereiding vaak vooral vanuit de zaal gedacht. De livestream wordt technisch georganiseerd, maar de ervaring van het online publiek krijgt veel minder aandacht.

Online deelnemers zijn geen tweederangspubliek

Een van de grootste uitdagingen bij hybride evenementen is interactie. In de zaal kan een deelnemer spontaan een vraag stellen. De spreker ziet de reacties van het publiek en kan daarop inspelen. Online is die wisselwerking veel minder vanzelfsprekend. Zeker wanneer vragen uitsluitend vanuit de zaal worden behandeld, ontstaat er snel een gevoel van afstand.

Dat hoeft niet zo te zijn.

Met een goede moderator kunnen vragen van online deelnemers evenwaardig worden opgenomen in het programma. Polls kunnen voor beide publieken toegankelijk zijn en een presentator kan bewust ook de mensen thuis aanspreken. Het belangrijkste is dat die interactie vooraf wordt bedacht. Een chatfunctie toevoegen aan een streamingplatform is eenvoudig. Ervoor zorgen dat de vragen ook daadwerkelijk bij de spreker terechtkomen, vraagt organisatie.

Interactie ontstaat niet omdat de technologie beschikbaar is. Ze ontstaat omdat iemand er tijdens het evenement bewust ruimte voor maakt.

De regie moet verder kijken dan het podium

Ook technisch vraagt een hybride evenement om andere keuzes. In de zaal kan het publiek afwisselend naar de spreker, een presentatiescherm of andere deelnemers kijken. Online bepaalt de cameraregie wat de kijker te zien krijgt. Een vast totaalbeeld van het podium is daarom zelden voldoende. Soms moet de spreker in beeld komen, soms de presentatie en soms een combinatie van beide. Ook vragen uit de zaal moeten verstaanbaar zijn voor de online deelnemers.

Maar regie gaat verder dan camera's schakelen. Het gaat ook over timing. Wat gebeurt er online tijdens een pauze? Wat ziet de kijker wanneer er op het podium iets wordt klaargezet? En hoe wordt een technische onderbreking opgevangen? Een goede hybride productie houdt rekening met beide publieken, ook op momenten waarop er op het podium weinig gebeurt.

Eén evenement, maar niet noodzakelijk één programma

Een veelgemaakte denkfout is dat online deelnemers exact hetzelfde moeten zien als de mensen in de zaal. Dat hoeft helemaal niet. Tijdens een netwerkmoment kan het fysieke publiek met elkaar in gesprek gaan, terwijl online deelnemers een korte aanvullende sessie volgen. Een pauze in de zaal kan online worden ingevuld met een interview, een samenvatting of praktische informatie.

Ook tijdens het inhoudelijke programma kunnen accenten verschillen. Een grafiek die op een groot projectiescherm perfect leesbaar is, kan online beter rechtstreeks in beeld worden gebracht. Een discussie met het publiek vraagt dan weer een andere aanpak om ook thuis goed te kunnen volgen. Dat betekent niet dat je twee volledig afzonderlijke evenementen moet organiseren. Wel dat je bij iedere programmaonderdeel even nadenkt over de ervaring van beide doelgroepen.

Hybride begint bij de voorbereiding

Een hybride evenement is meer dan een fysiek evenement met een camera erbij. Het vraagt om een programma waarin beide publieken een plaats krijgen, een technische productie die beide ervaringen ondersteunt en een regie die voortdurend rekening houdt met wat er in de zaal én online gebeurt.

Daarom moet de keuze voor hybride al tijdens de inhoudelijke voorbereiding worden gemaakt, niet pas wanneer de audiovisuele techniek wordt besproken. Want uiteindelijk is het doel niet dat iedereen hetzelfde beeld krijgt.

Het doel is dat iedereen, ongeacht waar hij zich bevindt, het gevoel heeft écht deel te nemen.